Списание и возвраты товаров — это не просто рутинные складские операции. Это важные бизнес-процессы, которые напрямую влияют на вашу прибыль. Когда они не организованы, компания теряет деньги дважды: сначала на покупке некачественного товара, а потом — на его хранении и неправильном учёте. Давайте разберёмся, как построить работу со списаниями и возвратами грамотно.

Чем списание отличается от возврата, и почему это важно

На первый взгляд кажется, что и списание, и возврат — это операции с «проблемным» товаром. Но между ними есть принципиальная разница.

Списание — это когда товар невозможно продать или использовать. Например, у него истёк срок годности, он повреждён, бракован или испорчен. Такой товар списывают с баланса — это прямые убытки для компании.

Возврат — это когда товар можно вернуть поставщику. Например, вы обнаружили брак, получили не тот товар или не в том количестве. В этом случае вы можете вернуть деньги или получить замену.

Путаница в этих процессах дорого обходится бизнесу. Если вовремя не вернуть бракованный товар поставщику, вы будете вынуждены списать его за свой счёт. А ошибки в учёте при списании маркированных товаров могут привести к штрафам.

Списание товара: как правильно оформить и не потерять больше необходимого

Основа грамотного списания — чёткое документирование. Вот типичные сценарии:

1. Списание по заданию
Ситуация: по результатам инвентаризации бухгалтерия формирует документ на списание. Кладовщик получает его на свой терминал (ТСД) и сканирует товары, которые нужно списать. Система сверяет данные и фиксирует операцию.

2. Списание «по факту»
Ситуация: кладовщик обнаружил на складе повреждённый товар. Он сразу создаёт документ на списание прямо в ТСД, сканирует товары — и они сразу выводятся из учёта.

Особое внимание нужно уделять маркированным товарам. При списании важно корректно вывести коды из оборота, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Возвраты поставщикам: ваши права и чёткий алгоритм действий

Право на возврат товара возникает в нескольких случаях:

Обнаружен производственный брак
Пришёл товар, не соответствующий заказу
Нарушены сроки поставки
Обнаружена недостача

Как организовать процесс:

Возврат по заданию — бухгалтерия формирует документ на возврат, кладовщик сканирует товары согласно этому документу.

Возврат «по факту» — сотрудник склада сразу фиксирует брак при приёмке, создавая документ о возврате прямо в терминале.

Важно, чтобы каждый возврат был правильно оформлен — это гарантия, что поставщик примет товар и компенсирует убытки.

Как автоматизация спасает от бумажной волокиты и ошибок

Ручное оформление списаний и возвратов — это:

Потерянные бумажные акты
Расхождения между реальностью и данными в учётной системе
Ошибки при работе с маркировкой
Задержки в передаче информации

Автоматизация решает эти проблемы. Например, в «Склад 15 Минимум» реализованы оба сценария работы:

Работа по заданию — документы из 1С выгружаются на ТСД, кладовщик выполняет операции через сканирование
Работа «по факту» — сотрудник создаёт документы прямо на терминале, данные сразу поступают в учётную систему

Это обеспечивает точность учёта, особенно при работе с маркированной продукцией. Система автоматически проверяет коды и корректно выводит их из оборота при списании.

Заключение: контроль над убытками — это управление прибылью

Грамотно организованные процессы списания и возвратов превращают их из источника убытков в инструмент контроля над финансами. Чёткие регламенты и автоматизация позволяют:

Снижать прямые потери
Оперативно возвращать бракованный товар
Избегать штрафов за ошибки в учёте
Получать актуальные данные о движении товаров

Использование современных решений, таких как «Склад 15 Минимум», где поддерживаются все необходимые операции — от списания по актам до оперативного возврата «по факту», — помогает сделать эти процессы быстрыми, точными и полностью прозрачными.