Меня зовут Олег Почепский, я эксперт по автоматизации в компании «Клеверенс». Ежедневно я общаюсь с предпринимателями и знаю, что ручной учет товаров — одна из главных «болей» малого бизнеса. Давайте разберемся, почему тетрадь и таблицы больше не работают и как сделать складской учет вашим конкурентным преимуществом, а не источником проблем.

Почему Excel больше не справляется?

На старте таблица Excel кажется идеальным решением — она бесплатна и понятна. Но как только у вас становится больше 100 товарных позиций, несколько сотрудников и постоянный поток заказов, вся работа встаёт.
Человеческий фактор. Опечатка в ячейке, неверно скопированная формула — и вот у вас уже неактуальные данные, которые приводят к пересортице или продаже товара, которого нет в наличии.

Отсутствие реального времени. Кладовщик принял товар, но внесет данные в таблицу только в конце дня. За это время менеджер успеет продать то, чего еще нет на полках.

Невозможность совместной работы. Когда с одним файлом работают несколько человек, данные постоянно теряются или перезаписываются.

Никакой мобильности. Вы не можете подойти к стеллажу и быстро проверить остаток, отсканировав штрихкод. Все операции проводятся через стационарный компьютер, отрывая сотрудников от реальных задач.

Анатомия идеального софта для склада: 5 ключевых функций

Чтобы автоматизация склада была успешной, не нужно покупать сложную и дорогую систему. Для малого бизнеса важен набор базовых, но критически важных функций, которые решают 90% повседневных задач. Вот что должен уметь хороший софт для склада.

1. Мобильность и скорость

Ваши сотрудники должны работать с товаром, а не с бумагами. Современный подход — это использование ТСД для склада (терминала сбора данных). Это как смартфон, только с мощным встроенным сканером. Сотрудник просто сканирует штрихкод и видит на экране всю информацию и задание: принять, отгрузить, переместить. Это исключает ошибки и ускоряет все процессы в разы.

2. Полный контроль над движением товара

Программа должна четко отслеживать каждый шаг: от приемки у поставщика до отгрузки клиенту. Это включает в себя быструю инвентаризацию по штрихкоду (которую можно проводить без полной остановки работы склада), а также удобное оформление перемещений между складами или списания брака.

3. Порядок на полках: адресное хранение

Что такое адресное хранение простыми словами? Это когда у каждой полки, ячейки или зоны на складе есть свой уникальный "адрес", а программа точно знает, какой товар и в каком количестве там лежит. Ваш кладовщик-новичок найдет нужный товар так же быстро, как и опытный сотрудник, просто следуя указаниям на экране ТСД.

4. Работа с маркировкой «без головной боли»

Если вы торгуете товарами, подлежащими обязательной маркировке (система "Честный ЗНАК"), то поддержка кодов DataMatrix — это не опция, а необходимость. Хорошая программа для малого бизнеса должна уметь проверять коды при приемке и выводить их из оборота при продаже, делая учет маркировки простым и понятным.

5. Интеграция с вашей учетной системой

Ваш склад не существует в вакууме. Он неразрывно связан с бухгалтерией и продажами. Поэтому ключевой фактор успеха — это готовая, бесшовная интеграция с вашей учетной системой, чаще всего — 1С. Это гарантирует, что все данные об остатках, продажах и поступлениях будут синхронизированы и актуальны.

Как не переплатить? Критерии выбора

Рынок софта огромен, но как выбрать то, что подойдет именно вам?

Начинайте с базовой версии. Не нужно сразу покупать "космический корабль" с функциями, которые вам никогда не пригодятся. Изучите рынок: есть отличные стартовые решения, например, «Склад 15 Минимум», которые закрывают все базовые потребности малого бизнеса и не требуют больших вложений.

Никакого программирования. Ваше время стоит дорого. Выбирайте решение, которое можно запустить за один день без привлечения дорогостоящих программистов. «Коробочный» софт с понятными инструкциями — ваш лучший выбор.

Узнайте о поддержке. Вначале у вас точно будут вопросы. Убедитесь, что у поставщика софта есть отзывчивая техническая поддержка, которая поможет разобраться и быстро запустить все процессы.

Главное: автоматизация — это инвестиция в рост

Переход от хаоса в Excel к системному порядку на складе — это не так сложно и дорого, как кажется. Это необходимый шаг для любого бизнеса, который хочет расти, повышать лояльность клиентов и перестать терять деньги из-за элементарных ошибок.

Современные программные продукты, такие как «Склад 15 Минимум», разработаны специально для того, чтобы этот переход был быстрым и безболезненным. Начните с наведения порядка на складе, и вы увидите, как это положительно скажется на всем вашем бизнесе.