Количество бумажных документов увеличивается на 8% в год

Несмотря на постоянные разговоры об окончании бумажной эры бумажные документы не только не исчезают, но напротив, их количество, по некоторым оценкам, увеличивается примерно на 8% в год. Однако если не использовать технологии для их перевода в электронный вид, то работать с ними очень сложно.

Для решения этой проблемы компания EMC предлагает программную систему потокового ввода данных Captiva, которая позволяет автоматизировать процессы, связанные с бумажными документами, такие как сканирование, распознавание, индексирование и архивирование. Поскольку Captiva интегрируется не только с продуктами EMC, но и с системами управления контентом других поставщиков (IBM, Microsoft и т. д.), заказчики могут сохранять инвестиции, вложенные в ПО.

Сейчас в объеме продаж отделения EMC по управлению контентом и архивированию на Captiva приходится порядка 20%, но в последнее время спрос растет. “Во время кризисов этот продукт всегда хорошо продается, — сказал Марк Дубле, менеджер EMC по продажам Captiva в регионе EMEA. — При спаде экономики компании стараются снизить расходы и для этого сокращают рабочие места, а внедрение Captiva позволяет им автоматизировать ручной труд. К тому же для области потокового ввода данных можно легко просчитать отдачу от инвестиций. На нашем сайте есть соответствующий калькулятор”.

По его словам, Captiva позволяет автоматизировать работу с огромным количеством бумажных документов. Например, во Франции в системе учета прививок от свиного гриппа ежегодно будет обрабатываться 80 млн. форм, а в германском банке Commerzbank вводится и регистрируется 120 млн. чеков в год.

Как рассказал Марк Дубле, с помощью Captiva можно реализовать системы четырех классов: электронный архив (сканирование и индексирование документов для регистрации и хранения), электронная канцелярия (автоматизация обработки ежедневной корреспонденции), транзакционный ввод информации (распознавание и извлечение данных из документов для использования в электронном виде) и транзакционное решение (ввод документов, управление бизнес-процессами, контентом и исходящей информацией).

Обычно внедрение Captiva происходит постепенно, начиная с системы первого класса и документов одного типа, а потом распространяется на другие типы документов и направления деятельности. И хотя наибольшую отдачу позволяет получить система самого высшего уровня, процесс, как правило, развивается не очень быстро. “Автоматизировать ввод документов легко, но дальше возникают трудности, связанные с организационными изменениями на предприятии и замедляющие ход работ”, — объяснил Марк Дубле.

Эта система внедряется и в России. По словам Михаила Шехтера, менеджера EMC по продажам Captiva, в нынешнем году начались два крупных проекта. В “ЮниКредит Банке” уже завершен первый этап, связанный с автоматизацией ввода документов, и начинается вторая стадия — организация архива клиентских дел. А на очереди другие работы: автоматизация процессов открытия новых счетов, заданий по обработке заявлений на выпуск, перевыпуска и блокировки платежных карт и других направлений деятельности банка.

Второй проект реализуется в компании “Юнимилк”. Документы сканируются (порядка 20 млн. страниц в год) и добавляется штрихкод для их классификации и управления доступом после помещения в архив.

В этом году, несмотря на кризис, ожидаются другие большие сделки. “Речь идет о крупных проектах на сумму в несколько сотен тысяч долларов, предусматривающих обработку миллионов документов в год. Сейчас закончился этап технической оценки”, — рассказал Марк Дубле.

В нашей стране интерес к Captiva подстегнула локализация двух продуктов, входящих в это семейство. В июне были русифицированы интерфейсы систем Input Accel (ввод информации с бумажных и электронных носителей, преобразование в цифровой вид и передача в хранилище) и Dispatcher (распознавание поступающих документов, их перенаправление в соответствии с предопределенными правилами и извлечение ключевых данных).

“Локализация особенно важна для небольших предприятий и отделов. Но часто бывает так, что использование Сaptiva начинается именно с одного отдела, а затем распространяется на всю компанию. Русификация дает нам возможность войти на крупное предприятие через маленькую дверь”, — объяснил Марк Дубле.

Кроме того, сейчас в связи с запуском нашей стране проекта “Электронное правительство” открывается перспектива госзаказов. “Без русифицированного интерфейса получить проект в государственной организации нереально”, — сказал Михаил Шехтер.

Некоторые госучреждения требуют сертификации ПО. По словам Марка Дубле, пока такие запросы не поступали, но EMC согласна пройти данную процедуру, даже если нужно будет передать исходные коды.