Отлаженная процедура приёмки товара — это фундамент эффективной работы склада и гарантия точности складского учёта. Любая ошибка на этом этапе ведёт к цепочке проблем: от финансовых потерь до недовольства клиентов. В этой статье мы разберём, как построить безупречный процесс приёмки, который обеспечит порядок и минимизирует риски.

Что такое приёмка товара и зачем она нужна?

Приёмка товара (или поступление, приход) — это ключевая складская операция, в ходе которой осуществляется сверка фактически прибывших товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с данными, указанными в сопроводительных документах. Если товар прибыл без документов, проводится его полный пересчёт и проверка.
Главная цель — подтвердить соответствие поставки заказу и немедленно выявить возможные недостачи, пересорты или брак.

Эта операция является обязательной для складов любого типа:

3PL-склады, где товар временно хранится для клиента;
Склады ответственного хранения, где размещается не принятый заказчиком товар;
Распределительные и оптово-торговые центры.
Как проходит процесс приёмки товара: этапы и правила
Эффективная приёмка начинается не с разгрузки машины, а с тщательной подготовки. Это позволяет избежать путаницы и простоев.

Подготовительный этап:

Согласовываете дату и время прибытия груза;
Определяете и размечаете зоны разгрузки;
Назначаете ответственных сотрудников и распределяете задачи;
Определяете будущее место хранения для товара.

В основной этап приёмки входят:

Проверка документов — сверка накладных, счетов-фактур, сертификатов.
Физический осмотр и подсчёт — товар пересчитывается, взвешивается, проверяется на целостность.
Ввод в систему — данные о товаре вносятся в складскую учётную систему.
Размещение — товар перемещается на назначенные места хранения.
Оформление актов — при выявлении расхождений составляются акты о недостаче, браке или несоответствии.
Процесс приёмки по срокам регламентируется договором, нормативными актами и зависит от типа товара. Общие сроки для скоропортящейся продукции составляют 24 часа, для поставок в пределах одного города — до 10 дней, а для иногородних поставок — до 20 дней.

Ключевые этапы контроля:

Контроль количества:

Проверка количества мест в транспортной упаковке и её массы.
Пересчёт штучных единиц или проверка чистого веса для неупакованного товара.

Контроль качества:

Визуальный осмотр целостности упаковки, пломб, маркировки.
Проверка сроков годности (критически важно для пищевой продукции).
Оценка внешнего вида, комплектности и соответствия техническим паспортам.
При обнаружении брака материально ответственное лицо обязано составить акт и обеспечить сохранность некондиционного груза.

Как избежать ошибок: золотые правила приёмки

Соблюдение этих правил страхует от финансовых потерь и конфликтов с поставщиками:
Тщательно проверяйте реквизиты и полномочия поставщика.
Сверяйте заявленные и фактические цены в документах.
Обязательно проводите выборочное или полное вскрытие упаковок для визуального осмотра.
Контролируйте соблюдение температурного режима перевозки для скоропортящейся продукции.
Внимательно проверяйте маркировку и штрихкоды.
Особое внимание стоит уделить работе с маркировкой. При использовании современных решений вроде «Склад 15 Минимум» контроль маркированной продукции встроен непосредственно в процесс приёмки — система автоматически проверяет коды DataMatrix при сканировании и сразу выявляет несоответствия.
При выявлении расхождений кладовщик имеет право приостановить процесс получения товара, пересчитать и взвесить всё повторно. Завершает процесс проставление подписи, даты и печати (штампа) на сопроводительных документах. После этого сотрудник отмечает в базе склада на ПК факт поступления продукции, вносит в учётную систему штрихкоды товаров и распределяет груз по зонам хранения.
Автоматизация приёмки товара: как технологии исключают человеческий фактор
Ручная приёмка, основанная на бумажных накладных и визуальном пересчёте, — это источник ошибок, низкой скорости и колоссальных трудозатрат. Усталость и невнимательность сотрудников неминуемо приводят к неточностям.

Эволюция стандартов автоматизации

Современное решение — это использование терминалов сбора данных (ТСД) со специализированным ПО. Однако долгое время рынок был разделён между базовыми, ограниченными программами от производителей ТСД и дорогостоящими кастомными разработками. Многие компании сталкиваются с «подводными камнями» встроенного ПО: ограниченный функционал, отсутствие поддержки маркировки, сложности с интеграцией.
Ситуацию меняет появление на рынке готовых «бокс-решений» — универсального ПО, которое поставляется с полным функционалом и не требует программирования. В решении «Склад 15 Минимум» процесс приёмки и отгрузки построен с поддержкой всего цикла операций — от сверки с документами до проведения контроля маркированной продукции и работы с транспортными упаковками.

Как работает автоматизированная приёмка:

Кладовщик сканирует штрихкод товара с помощью ТСД.
На экране мгновенно отображается вся информация: номенклатура, артикул, количество. В «Склад 15 Минимум» эта информация сразу сверяется с данными из 1С, что исключает расхождения.
Данные автоматически фиксируются и переносятся в центральную складскую систему.
Поддерживается работа с маркированной продукцией, транспортными упаковками (КИТУ) и групповыми упаковками (КИГУ).

Преимущества автоматизированной приёмки:

Скорость — процесс ускоряется в 2—3 раза.
Точность — человеческий фактор и ошибки минимизированы.
Прозрачность — все данные систематизированы и доступны в реальном времени.
Эффективность — для приёмки требуется 1—2 сотрудника с ТСД.
Документооборот — автоматическое формирование электронных актов и отчётов.

Итог: почему приёмка — это стратегически важный процесс

Качественно проведённая приёмка — это не просто формальность, а стартовая точка для всего последующего движения товара. Ошибки, допущенные на входе, приведут к искажениям во время инвентаризации (необоснованные излишки/недостачи) и отгрузки (отправка не того товара), что неминуемо ведёт к финансовым убыткам и репутационным рискам.
Сегодня автоматизация на базе ТСД с продвинутым ПО актуальна не только для гигантов ритейла. Склады малого и среднего бизнеса, 3PL-операторы, дистрибьюторы — все они могут использовать тот же функционал, что и крупные игроки, без серьёзных первоначальных инвестиций в разработку.
Внедрение чёткого регламента и современных автоматизированных систем приёмки — это не затраты, а стратегическая инвестиция в стабильность, точность и эффективность вашей складской логистики.