Технология RFID обеспечивает безопасное уничтожение документов

В системе электронной блокировки Reisswolfиспользуются пассивные и активные метки для того, чтобы только персонал, имеющий соответствующий допуск, мог уничтожать документацию, а также для отслеживания состояния контейнеров для сбора отходов и их содержимого

Reisswolf, европейская компания, специализирующаяся в уничтожении документов, в том числе конфиденциальных, применяет технологию радиочастотной идентификации в системе электронной блокировки под названием e.l.sy, для учета запирающихся контейнеров для сбора документации, подлежащей уничтожению, а также для обеспечения безопасности, предоставляя допуск к контейнерам только сотрудникам, имеющим соответствующее разрешение, и только в определенное время. С помощью этого решения пользователь может не только контролировать допуск отдельных сотрудников к тому или иному контейнеру, но и вести учет того, когда это произошло, и в течение какого времени проходила эта операция. Компания приступила к использованию данного решения для своих клиентов в Швейцарии в октябре 2011 года и в настоящее время вышла с этим предложением в Австрию и Германию. В конце месяца компания планирует предложить эту технологию клиентам в Праге (Чехословацкая Республика).

Технологией, лежащей в основе решения e.l.sy, является система контейнера с кодовым замком (SECOLO) компании FMTec,включающая программное обеспечение SensorSmart компании Identec Solutions' и активаторы RFID-меток (известные под названием i-Marks), а также разработанные компанией замки, управляемые с помощью RFID, и ридеры с беспроводной связью для отслеживания контейнеров, и обнаружения любых возможных нарушений безопасности. Для того, чтобы открыть контейнер, защищенный электронным замком SEKOLO, пользователь вместо металлического ключа применяет чип-карты с RFID или нагрудные идентификационные карточки.

Как сообщает Оливер Грауманн (Oliver Graumann) для клиентов Reisswolf «основными преимуществами является общее повышение безопасности», а также возможность отслеживать местонахождение контейнеров с помощью меток времени, указывающих время отправки или получения. Решение e.l.sy также позволяет клиентам оценивать использование каждого контейнера благодаря анализу истории его использования.

Банки и страховые компании нанимают фирмы, подобные Reisswolf, для безопасного уничтожения конфиденциальных бумажных и электронных документов. Reisswolf, предоставляет им запирающиеся контейнеры, которые могут открываться лишь сотрудниками, имеющими соответствующее разрешение, для того, чтобы добавлять новые документы, подлежащие уничтожению. После этого содержимое запирающихся контейнеров измельчается или в специализированном грузовом автомобиле, находящемся у офиса клиентов, чтобы они могли присутствовать при уничтожении документов, или же на одном из предприятий Reisswolf, производящих измельчение. Как сообщают представители компании, обычно контейнеры оснащены различными механическими замками и ключами, хотя операции с ними могут быть весьма трудоемкими. Как объясняет Манфред Фолч (Manfred Falch), ключи могут быть потеряны или сломаны и, учитывая тот факт, что лишь одно предприятие Reissswolf поставляет десятки тысяч контейнеров, становится практически невозможно обеспечить каждый контейнер уникальным ключом к каждому замку.

Как правило, контейнер доставляют на территорию клиента, где он находится в течение месяца, а затем увозится для выгрузки и уничтожения содержимого, в то время, как клиенту поставляется новый контейнер. Чтобы избежать путаницы с ключами, компания Reisswolf иногда поставляла контейнеры без ключей, и никто из пользователей не мог открыть их. Однако, иногда пользователю, не имеющему ключи, необходимо было извлечь предметы, попавшие в контейнер по ошибке, например, в тех случаях, если сотрудник случайно избавился от документа, который все еще необходим компании, или уронил кольцо или другие украшения в щель контейнера. Подобные ситуации связаны с массой неудобств.

Для того, чтобы решить подобные проблемы и обеспечить безопасный доступ к контейнерам только сотрудникам, имеющим соответствующее разрешение, Reisswolf начала использовать систему SECOLO, которую в настоящее время FMTec продает своим клиентам для безопасного уничтожения документации, а также для надежной транспортировки или хранения фармацевтических и медицинских материалов.

Замки FMTec устанавливаются на дверцах алюминиевых контейнеров. Каждый замок содержит активную ультравысокочастотную (UFH) RFID-метку, а также высокочастотную (HF) (13.56 МГц) пассивную метку, соответствующую стандарту ISO 15693. Средний срок службы UHF-метки контейнера составляет 10 лет.

Замок контейнера также оснащен ридером со считывающим чипом-опросчиком, который может посылать запросы пассивным HF-меткам с частотой 13,56 МГц, что соответствует стандарту ISO 15693.

Система работает следующим образом. Контейнеры доставляются заказчику, и этот факт подтверждается с помощью ручного RFID-ридера. После внесения в документацию информации о получении заказчиком контейнеров, водитель транспортного средства считывает высокочастотные метки на каждом контейнере при их разгрузке с использованием ручного ридера Psion Workabout Pro. Он также передает нагрудные значки или карточки, содержащие пассивные высокочастотные (HF) RFID-вкладки, исполняющие функции ключей, для использования сотрудниками компании клиента, которым может понадобиться доступ к контейнерам. Водитель также вводит ряд категорий, по которым может быть определен сотрудник, носящий идентификационную карточку, например, название компании, номер здания, этаж, название отдела или имя сотрудника. Идентификационный номер карточки также хранится в RFID-ридере замка, чтобы он мог определить, носителям каких карточек разрешено открывать замок. Кроме того, эта информация сохраняется в программном обеспечении SECOLO, как только водитель возвращается в офис Reisswolf и ставит ручной ридер в док-станцию. Таким образом, компания может отслеживать, какие контейнеры и идентификационные карточки были доставлены в то или иное место, что позволяет использовать эти данные для автоматического учета, определяя, какие контейнеры используются и в каком месте они находятся.

Когда сотруднику компании-клиента требуется открыть контейнер, он должен поднести свой идентификационный значок к замку и встроенному в него RFID-ридеру. Если подтверждается, что сотрудник с определенным идентификационным номером имеет соответствующе разрешение, открывается блокирующий механизм замка. Блокирующее устройство сохраняет информацию о времени открытия замка, а также идентификационном номере карточки и времени закрытия замка.

При изъятии заполненного контейнера водитель может уничтожить его содержимое прямо на месте с помощью измельчающего устройства, встроенного в грузовой автомобиль, или же транспортировать контейнер на предприятие Reisswolf. Если клиент предпочитает уничтожать документы на своей территории, используется активатор меток i-Mark 2, установленный на грузовом автомобиле, для активации сверхвысокочастотной метки в замке контейнера, которая затем передает свой уникальный идентификационный номер, а также информацию о предыдущих случаях открытия замка, на ридер FMTec AP 750, установленный в задней части грузового автомобиля. Затем эта информация передается на ручной ридер Workabout Pro, установленный в док-станции в кабине автомобиля. Для кодирования в системе используется стандарт Advanced Encryption Standard (AES) для того, чтобы обеспечить, чтобы данные не считывались посторонними ридерами во время их передачи. Когда контейнер поднимают с помощью механического рычага грузового автомобиля, ридер AP 750 reader считывает его идентификационный номер, после чего программа SECOLO на Workabout Pro подтверждает идентификационный номер и дает замку команду открыт запирающий механизм. В то же время ридер считывает информацию о том, кто из сотрудников ранее получал доступ к контейнеру, а также когда и в течение какого времени это происходило.

В том случае, когда контейнеры транспортируются на предприятие для измельчения, они обычно проходят мимо нескольких пунктов беспроводной связи AP1000, которые функционируют как ридеры (каждый центр уничтожения документов имеют свою собственную уникальную конфигурацию RFID-ридеров и активаторов меток). В большинстве случаев при доставке заполненных контейнеров их разгружают из автомобиля, а затем они проходят мимо активатора i-Mark 2, который посылает сигнал частотой 25 КГц для активации активной сверхвысокочастотной RFID-метки контейнера, которая затем подает сигнал на ближайший пункт беспроводной связи. Информация об этих событиях сохраняется в программном обеспечении SECOLO, что подтверждает получение контейнера. Попадая в зону измельчения, контейнер обычно проходит мимо второго маркера местоположения i-Mark 2 и метка снова передает свой уникальный идентификационный номер на второй ридер. После этого информация поступает на сервер, что означает, что содержимое контейнера в ближайшее время будет уничтожено. На этом этапе пункт доступа беспроводной сети дает сигнал замку каждого контейнера с RFID-меткой открыть механизма блокировки. Теперь системе известно, какой контейнер был опустошен и она отображает его новый статус как «пустой», что говорит о том, что его снова можно отправлять клиенту.

Программное обеспечение SECOLO на платформе SensorSmart компании Identec находится в базе данных Reisswolf и может быть интегрировано с собственной системой управления компании. Это программное обеспечение не только обрабатывает и хранит считанную информацию, но также позволяет Reisswolf составлять отчеты, помогающие анализировать историю использования контейнеров и таким образом повышать эффективность своей работы, учитывая местоположение этих контейнеров и время их использования или простоя.

Во второй половине 2012 года FMTec планирует включить блоки GPS и GSM в производимые ею контейнеры, а также установить датчики для мониторинга различных параметров окружающей среды, которые могут быть использованы Reisswolf в некоторых местах по пожеланию клиентов. Таким образом, система сможет посылать данные об открытии контейнера в режиме реального времени с помощью сотового соединения, чтобы сообщить об этом событии, а GPS-координаты будут передаваться с помощью уникального идентификационного номера метки. Кроме того, датчики могут использоваться для мониторинга таких параметров, как температура, влажность или вибрации.

Как сообщают представители Reisswolf, после установки системы на территории своего предприятия в Швейцарии и на семи автопогрузчиках, повышение качества обслуживания в результате обеспечения безопасности каждого контейнера без ключей, включая не только замки с доступом только для отдельных лиц, но также и возможность отслеживать, когда и каким сотрудником открывается контейнер, позволило компании повысить цены на аренду контейнеров на 25 процентов. Более того, так как система способствует улучшению управления материально-техническими ресурсами, Reisswolf удалось повысить его точность на 20-30 процентов. По оценкам представителей компании, к концу года по крайней мере 22 грузовых автомобиля в разных странах будут оснащены активаторами RFID-меток i-Mark и RFID-ридерами.

«В настоящее время мы отвечаем на целый ряд прямых запросов и уже разместили около 500 контейнеров e.l.sy в различных странах Европы, - говорит Грауманн, - Наблюдается постоянный спрос на эту новую запирающую систему и мы счастливы, что можем включить эту инновационную технологию в перечень услуг и являемся первым и пока эксклюзивным поставщиком этой специализированной услуги в области управления документооборотом».