«1С:Первый Бит» автоматизировал управление закупками, финансами и документооборотом в НИЦ «Курчатовский институт». Интегрированная информационная система на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» охватила 2 300 рабочих мест. Организовано точное планирование закупок подразделений с учетом текущих остатков и лимитов бюджета. Согласование заявок на закупку ускорилось на 50%, подразделения получают необходимые материалы быстрее. Реализован оперативный обмен данными с Единой информационной системой в сфере закупок. Усилен контроль за расходами, обеспечено рациональное использование бюджетных средств.

НИЦ «Курчатовский институт» – крупнейший научно-исследовательский центр России, основанный в 1943 году под руководством академика И.В. Курчатова. Институт занимается широким спектром научных исследований, включая ядерную энергетику, физику плазмы, биотехнологии, материаловедение и информационные технологии. В институте работают тысячи ученых и инженеров, а также действуют уникальные научные установки мирового уровня.
Ранее для управления финансами и закупками в институте использовались не связанные между собой информационные системы. Большой объем данных приходилось вводить вручную, что приводило к ошибкам в документах и отчетах. Не было инструментов для точного планирования бюджетов и контроля остатков по подразделениям. Заявки на закупку не были унифицированы. Документы согласовывались и подписывались на бумаге, было сложно контролировать исполнение задач, согласования затягивались. Отсутствовала возможность автоматической выгрузки данных в Единую информационную систему в сфере закупок.

Учреждению стала необходимая новая информационная система, которая позволила бы улучшить планирование расходов подразделений, ускорить согласование заявок на закупку, организовать электронное подписание закупочных документов, обеспечить оперативный контроль исполнения бюджетов и планов в реальном времени. Кроме того, нужно было обеспечить быстрое формирование структурированных извещений для выгрузки в Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС).

Для решения поставленных задач был выбран комплекс решений 1С: «1С:Документооборот государственного учреждения», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Партнером по внедрению стала компания «1С:Первый Бит», имеющая статус «1С:Центра компетенций по бюджетному учету».

Новая система 1С развернута на 2 300 рабочих местах. Накопленные за 15 лет в старой программе документы перенесены в «1С:Документооборот государственного учреждения». Выполнена интеграция с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», а также с внешним отраслевым решением для сбора сведений о кассовом исполнении бюджета и с ЕИС.

Ключевые итоги проекта:

• Централизованы хранение и обработка информации о закупках, бюджетах и расходах, исключено дублирование данных, количество ошибок и расхождений снизилось на 70%.
• Организовано оперативное планирование закупок подразделений с учетом различных параметров, включая текущие остатки по плану и лимитам бюджетов. Инициаторы теперь точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. При этом заявки стандартизированы, характеристики требуемой продукции заполняются в структурированной форме в «1С:Документообороте государственного учреждения». Подготовка запросов ускорилась, риски перерасхода бюджета снижены.
• Согласование переведено в электронный вид с использованием простой и усиленной электронной подписи. Для ускорения рассмотрения заявок реализован механизм формирования проекта резолюции замещающими руководителей сотрудниками. Расширены формы контроля исполнения поручений. Теперь около 95% задач по документам исполняются в срок, а заявки на закупку согласовываются на 50% быстрее, что ускоряет поставки необходимых подразделениям товаров.
• В системе в любой момент времени можно получить отчеты по закупкам для контроля объема и стадий исполнения заявок, а также соблюдения бюджетных лимитов. Это помогает руководству оптимизировать затраты и более рационально управлять финансами и закупочной деятельностью.
• «1С:Документооброт государственного учреждения» контролирует статусы обработки закупочных документов. На основании согласованных заявок на закупку система автоматически формирует финансовые документы, после чего запрещает редактирование закупочных документов и передает данные в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения». Это исключает расхождения в данных регламентированного и управленческого учета.
• Кроме того, реализована выгрузка на ЕИС извещений о закупках и загрузка из ЕИС плана-графика закупок, классификаторов «Каталога товаров, работ и услуг для обеспечения нужд госзаказчиков» (КТРУ) с характеристиками, форм ОКДП-2 и номеров извещений.

Заместитель директора по экономике, финансам и цифровой трансформации НИЦ «Курчатовский институт» Александр Нарукавников отмечает: «В результате внедрения новой единой системы на базе «1С:Предприятия» мы смогли оптимизировать задачи управления финансами и закупками, значительно ускорить рассмотрение, согласование и исполнение документов, снизить объем бумажного документооборота. Благодарим команду «1С:Первого Бита» за решение наших задач, в том числе, с выполнением нестандартных доработок, в максимально сжатые сроки».
________________________________________