Family Respiratory ведет учет медицинского оборудования с коэффициентом ошибок 0.001

Корпорация Family Respiratory and Medical Supply Corporation, Inc. является поставщиком высокопрочного медицинского оборудования (DME), а также кислородно-дыхательной аппаратуры. Компания основана в 1990 году и является одним из 100000 поставщиков подобного оборудования в США. По обороту она входит в число лидеров и специализируется в производстве и поставках оборудования CPAP (для поддержания постоянного положительного давления в дыхательных путях) и оборудования BiPAP (двухфазной вентиляции), а также в оказании соответствующих услуг.

Family Respiratory также является основным поставщиком оборудования для девяти медицинских центров и больниц и содействует реабилитации выписанных пациентов, предлагая продукцию и услуги, которые могут обеспечить их лечение в домашних условиях.

Эта компания, предлагающая полный спектр услуг по поставке и обслуживанию респираторного оборудования и аппаратуры для использования в домашних условиях, работает в трех регионах – в Балтиморе, Глен-Берни (штат Мэриленд), и Фелтоне (штат Делавер) и аккредитована Объединенной комиссией по аккредитации организаций в сфере здравоохранения (JCAHO) с 1995 года.

Работая в отрасли, связанной со строгими нормативными требованиями и большими объемами документооборота, Family Respiratory нашла решение, оптимизирующее этот процесс и обеспечивающее эффективную отчетность. Так как оборудование, поставляемое компанией пациентам, относится к категории опасной продукции, в отношении него действуют строгие нормативные требования Федерального управления по лекарственным средствам (FDA) и других федеральных и государственных органов. С целью соблюдения этих норм Family Respiratory обязана поддерживать высокий уровень складского учета и прозрачности поставок и обеспечивать получение информацию о местонахождении каждой единицы продукции в любой момент.

Помимо федеральных и государственных нормативных требований Family Respiratory также обязана точно соблюдать подробно изложенные нормы и требования частных страховых компаний, а также программы «Медицинское попечение» (медицинская страховка для пенсионеров). Значительная часть продукции, поставляемая компанией пациентам, оплачивается за счет страхования и программы «Медицинское попечение», поэтому возможность предоставления подробной информация, отчетность и точность при ведении документации имеют чрезвычайно важное значение.

Когда техническим работникам на выезде приходилось работать с бумажными документами, не будучи оснащенными средствами связи, было практически невозможно вести точный инвентарный учет и готовить отчеты, подтверждающие соблюдение требований регламентирующих органов, без привлечения дополнительного внутреннего персонала и сверхурочной работы. Это создавало определенные сложности для дальнейшего развития компании.

«Так как мы представляем собой небольшую компанию, которой приходится вести деятельность в отрасли, где наблюдается сильная конкуренция и существуют строгие нормативные требования, мы обратили внимание на необходимость улучшения процесса документооборота для того, чтобы поддержать отчетность на уровне, соответствующим требованиям как FDA, так и страховых компаний, что позволит пережить изменения, которые претерпевает медицинская отрасль, и продолжать развиваться», - заявил Кеннет Сутер (Kenneth Suter), президент и генеральный директор Family Respiratory.

В начале 2011 года Family Respiratory остановила свой выбор на мобильной технологии подтверждения доставки (POD) , разработанной компанией Barcoding, Inc. для внедрения в свою недавно приобретенную систему контроля счетов и управления запасами.

Первым шагом по внедрению этой системы было использование нового программного обеспечения для управления запасами для генерации штрихкодов для каждой единицы серийного оборудования, подлежащего проверке на соответствие федеральным нормативным требованиям. Для отслеживания продукции Barcoding подобрала и настроила мобильные компьютеры для более, чем двадцати технических работников и врачей-специалистов по работе с дыхательной аппаратурой, работающих на выезде.

Благодаря обучению специалистов заказчика на действующем оборудовании Barcoding обеспечила усвоение ими знаний и навыков, необходимых для использования всех преимуществ мобильных компьютеров. Команда опытных сертифицированных специалистов по ремонту и техническому обеспечению компании Barcoding обеспечивает сопровождение проекта после внедрения с помощью многоуровневой службы технического сопровождения, позволяющей оперативно решать любые проблемы по телефону или с помощью удаленного доступа через Интернет. Если возникают сбои в работе какой-либо единицы оборудования, специалисты Barcoding могут производить быструю починку или замену этого компонента, поэтому в Family Respiratory практически устранена вероятность простоев в работе.

«Опыт работы и профессионализм специалистов Barcoding побудили нас, не задумываясь выбрать именно эту компанию для внедрения мобильного решения в помощь нашим техническим специалистам, работающим на выезде. Большая часть нашей деятельности осуществляется на выезде с целью обслуживания пациентов, поэтому мобильное решение столь важно для выхода нашего бизнеса на новый уровень», – говорит Сутер.

После оснащения технических специалистов новыми мобильными устройствами, компания начала использовать дополнительные возможности по повышению качества обслуживания помимо улучшения управления запасами, отслеживания продукции, ее получения, отправки и общего повышения точности операций. Ручные устройства позволили осуществлять множество функций в режиме реального времени, например, отслеживать персонал во время поездок с целью оптимизации маршрутов, осуществлять управление оборудованием и изучать информацию о пациенте и имеющихся в его доме устройствах, что ранее было невозможно, так как приходилось работать с бумажной документацией. Кроме того, когда у сотрудников, находящихся в офисе, возникает необходимость сообщить техническому персоналу, работающему на выезде, о дополнительном задании, они теперь могут передать эту информацию в на мобильный компьютер с помощью программного обеспечения для управления службой доставки. Технический работник сразу же получает соответствующее уведомление и подтверждает готовность выполнить задание, сообщив об этом диспетчеру.

Всего за несколько месяцев Family Respiratory начала получать значительные результаты и прибыль от вложенных в это решение средств. Благодаря оснащению штрихкодами всего оборудования и автоматизации всех процессов компании удалось устранить ошибки, связанные с человеческим фактором, и добиться беспрецедентных успехов в обеспечении требуемого качества работ. В настоящее время Family Respiratory удается вести складской учет и отчетность в режиме реального времени с коэффициентом ошибок 0,001 или даже ниже в отношении каждой единицы поставляемого стандартного оборудования, подлежащего проверке на соответствие государственным нормативным требованиям. Это позволяет осуществлять быструю идентификацию, определять местоположение и получать доступ к информации о конкретной продукции для проверки ее соответствия требованиям FDA, или для отслеживания в случае отзыва продукции.

С точки зрения повышения эффективности операций, качество процессов отправки и доставки значительно повысилось. С помощью отслеживания сотрудников для оптимизации маршрутов поездок шоферов и технических работников и улучшения работы диспетчерской службы Family Respiratory удалось на 100 процентов улучшить процесс доставки при сокращении расхода топлива. В складских помещениях автоматизация ввода 13-16-значных серийных номеров позволила сократить время приемки на 80-85 процентов.

Что касается административной работы, автоматизация и возможность передачи документов, например, заявок в электронном, а не в бумажном, как прежде, виде, сократило работу по ведению документации на 90 процентов, а ведь речь идет об отрасли, в которой объем документооборота весьма велик. Руководству Family Respiratory удалось быстр выявить и устранить несколько ненужных внутренних процессов, тем самым высвободив время сотрудников, что позволило перераспределить ресурсы, а не привлекать дополнительный персонал в период развития.

В заключение, Сутер сделал следующий вывод: «Нельзя недооценивать значения 90-процентного сокращения бумажной работы. В Family Respiratory ежегодно обрабатывается около 200 000 бумажных документов, поэтому результаты автоматизации весьма впечатляющи. Мобильное решение Barcoding и Intermec, несомненно, оправдывает вложенные средства, так как полученные в результате его внедрения преимущества превосходят все наши ожидания. Эффективность наших операций повысилась в десять раз и мы уже окупили наши вложения». .

В настоящее время Family Respiratoryрасполагает всеми возможностями для разумного роста, так как компания может получать статистическую информацию о деятельности сотрудников и привлекать дополнительный персонал только в случае необходимости, продолжает устранять ручные процессы и внедрять дополнительные возможности, например, отслеживание пробега транспортных средств и их потребности в ремонте.

Статья переведена и подготовлена к публикации ID Expert (www.idexpert.ru)